Características Principales de ERP: Beneficios y Preguntas Frecuentes

¿Busca hacer que el equipo de finanzas sea más eficiente y mejorar las operaciones comerciales? Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) actuales integran y automatizan las funciones financieras y operativas esenciales y proporcionan un tesoro de información de fuentes que incluyen el libro mayor (GL), cuentas por pagar, cuentas por cobrar, nómina e informes financieros. 

Los sistemas ERP modernos también ayudan con la gestión de inventario, pedidos y cadena de suministro, así como con la adquisición, producción, distribución y cumplimiento.

Las empresas que incluyen la gestión de recursos humanos (HRMS), la gestión de relaciones con el cliente (CRM) y las capacidades de comercio electrónico verán beneficios aún mayores.

Comprender las características clave de ERP deja en claro por qué este software juega un papel fundamental. Aquí hay una lista de capacidades a considerar al evaluar sistemas ERP.

1. Integración

Los silos de datos conducen a ineficiencia, oportunidades perdidas y departamentos que trabajan con propósitos cruzados. El beneficio principal, y quizás el más significativo, de ERP es una vista central de los datos financieros, operativos y comerciales esenciales que se pueden compartir en toda la organización casi en tiempo real.

Los sistemas ERP proporcionan los medios para desarrollar inteligencia empresarial al convertir esos datos en informes y conocimientos que una empresa puede utilizar para reasignar recursos o capitalizar nuevas oportunidades de mercado, entre otras acciones.

2. Automatización

ERP brinda la capacidad de automatizar tareas comerciales repetibles, como nómina, procesamiento de pedidos, facturación, informes y más. La automatización minimiza el tiempo dedicado a la entrada manual de datos, reduce los errores y permite que los empleados se concentren en tareas de mayor valor agregado.

La naturaleza de un sistema ERP significa que los datos ingresados ​​por un usuario están disponibles en toda la organización. Entonces, por ejemplo, un módulo de seguimiento de inventario podría activar automáticamente un envío y una factura cuando un determinado SKU esté disponible. 

Eso se traduce en más ingresos y una mejor experiencia para el cliente. O, los ejecutivos de línea de negocio podrían recibir automáticamente informes actualizados sobre el flujo de caja y otras métricas para informar las decisiones.

3. Análisis de datos

Utilizar los datos de forma más eficaz es una prioridad perenne tanto para los directores financieros como para los líderes empresariales.

El poder del análisis de datos permite a los empleados recopilar una amplia variedad de información y convertirla en conocimientos prácticos, sobre nuevas oportunidades comerciales y formas de optimizar las operaciones actuales, reducir costos, detectar fraudes y brindar un mejor servicio a los clientes.

4. Presentación de informes

Una mejor presentación de informes es casi tan importante para los ejecutivos como un uso más eficaz de los datos. 

Los módulos de informes de ERP compilan información sobre las operaciones comerciales en informes que permiten a las partes interesadas tomar decisiones más informadas, mejorar los procesos comerciales e identificar áreas problemáticas antes de que la empresa sufra. 

Los informes pueden incluir representaciones visuales, como cuadros, gráficos y cuadros de mando, que con suerte revelan tendencias y patrones para mejorar los resultados comerciales.

5. Seguimiento y visibilidad

Las plataformas ERP permiten a las empresas rastrear, sacar a la luz y comprender las métricas comerciales, una característica poderosa. Para ello, facilitan el acceso de toda la empresa a datos casi en tiempo real, eliminan los silos de información y ofrecen informes y análisis para todos los aspectos de las operaciones comerciales.

6. Contabilidad

Las funciones de contabilidad de ERP brindan la capacidad de rastrear, almacenar y analizar datos financieros, como cuentas por pagar (AP), cuentas por cobrar (AR), libro mayor (GL), presupuestos y pronósticos. Los sistemas pueden realizar tareas más avanzadas, como la gestión fiscal, la gestión de activos fijos, el reconocimiento de ingresos y la conciliación de varias divisas.

El tiempo es dinero y los cierres de fin de mes siempre tardan más de lo que les gustaría a los directores financieros. Esta funcionalidad reduce el tiempo que se tarda en conciliar y cerrar los estados financieros mensuales. Es fundamental para las empresas que buscan pasar a cierres continuos de fin de mes.

7. Gestión financiera

La gestión financiera es una tarea compleja que implica planificar, organizar y determinar el mejor uso de los fondos para una empresa. Los líderes financieros deben rastrear y usar los datos financieros de todos los departamentos para tomar decisiones sobre, por ejemplo, proyectos de capital, fuentes de financiamiento, administración de efectivo y controles financieros.

Los sistemas ERP ayudan a los equipos financieros con el proceso de gestión mediante el seguimiento, el análisis y la presentación de informes de datos comerciales críticos. En organizaciones grandes y complejas, los sistemas ERP son herramientas necesarias para una gestión financiera sólida.

8. Gestión de relaciones con los clientes (CRM)

Los sistemas ERP con funciones de CRM integradas incorporan datos de relaciones con el cliente, ampliando la visión del negocio. Toda la información del cliente, incluidos los contactos, el historial de pedidos, los pedidos de compra y el estado del cliente potencial, se encuentra en una base de datos compartida y de fácil acceso.

Los sistemas CRM permiten a las empresas automatizar procesos como completar órdenes de compra, generar recordatorios de cuentas por cobrar y enviar notificaciones para que un ejecutivo de cuenta realice un seguimiento cuando un cliente potencial alcanza un punto predefinido en un proceso de ventas.